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的人也曾有过扔掉文件的念头，但纸上一些重要的字眼阻止了这种冲动，这是常有的情况。然而，你能做的最过分的事也不过是浏览一下就放下，心里想着下次再看吧。下面教你如何打赢文件战：
立即拣选、分类、丢弃文件和打开的邮件 每天在同一时间做此事会比较好。快速的浏览每封信件、备忘录，或收到的电子邮件。如果它看起来比较重要，立刻把它装在标有“待处理”的文件夹里，或者委派给他人办理。如果是无关紧要的文件，或者是你再也不会看第二眼的信息，直接把它扔进垃圾桶。用同样的方法处理你的家庭邮件。
非正式 一个简短的手写回函或电子邮件，比写备忘录或信函快得多。或许有些重要的来函一定要保存，但一般而言，回复完的卡片或信件无需留存；圣诞节卡片也是如此。根据自己的需要更新地址簿，然后把卡片反复使用。
坚决 毫不犹豫的扔掉目录、不必要的时事通讯、通知之类的东西。
领会这3个D （Do）立刻处理它，（Delegate）委派给他人去做，（Ditch）扔掉它。
归档并找出文件
可能没有人会喜欢把文件归档。它不仅是一个枯燥的、不断重复的工作，决定一份文件该不该保留也是一件令人苦恼的事情，更别提可能还会出现辛苦了半天，却发现忘了把文件归到何处这种令人咬牙切齿的事。不过，创建绝佳的文件系统或许能改善这种状况。下面列出几点建议：
买个质量好的悬挂档案柜 把它放在方便，容易取到的地方。要知道，把收据和文档放在鞋盒里很容易导致混乱。
留出足够的时间 如果你想建立档案（或者有目的的检查），那么起码要腾出一个下午的时间来做这件事。
依秩序排列 在我看来，依字母顺序排列是最好的。在“伞”主题的字母下归档有关的文件，如所有的保证书等，登记和保险的文件可以归在字母C（Car）下。测试你的方法是否有效的标准是能否快速找回一些文件。给文件取一个可以让你立刻产生联想的名字很有必要。
用名词标注档案 例如公文、账单、支票账户、说明手册、储蓄账户、校报、税，其余的都可列为杂项。要尽量避免用日期或形容词标注档案。
按年代排序文件 增加新文档时，把日期最近的放在最前面。
把大物件存放在架子上 像报告、书籍、杂志之类的东西可以放在架子上或存档盒里，而不要将它们放在你的档案柜子里。
第42节：保证工作质量（4）
使用易认的塑料文件夹标签 用你最好的字体和精致的钢笔（铅笔易染污）写标签。并且注意，大小写混合的字体比全是大写字母容易辨认。
保持档案精简 定期清除你已丢弃产品的说明书和保证书，或过时的小册子和旧的名片。研究显示：百分之八十的文件从归档后就再也没有被看过。自问：“如果我再也找不到这个文件了，我是否可以从别的地方获得信息？”如果答案肯定的话，就可以清掉文件。如果你不确定，就先把它装在档案盒里吧。
在非高效的时间编档 如果你站着归档，依然会比较灵敏和迅速。那就这么做吧！
公司里有许多对女性升职的无形限制，经过多年抗争，一大批有自我意识的年长女性厌烦了在不适合她们的地方适应环境，转而去创建适合她们自己的公司。
——裘琳？贾德菲（作家）
与信息同步
我们每天都获得大量的信息，却失去了通常的判断能力
——格特鲁德？斯坦（作家）
杂志、专业期刊、时事通讯、目录，除非对收到的出版物进行评估拣选，要不然你很容易被它们淹没。自问：“如果我没有获得这个信息会发生什么事情？”或者“它是否能时常提供我确实需要的信息？”下面的几个诀窍可以使你更有效率的阅读：
阅读时一笔在手 读报告、提议和文件时可以标出重要的段落。你有任何想法、评论或问题，都可以写在页边的空白处。
不要让报纸堆积 快速浏览你订的日报，通常在外封皮上的新闻概要可以节省你的时间。如果你看到一个重要的文章，把那页撕下来夹到你的文件夹里，这样你可以在晚上看电视时、等待约会时或乘坐交通工具时阅读，然后把报纸再利用。至于周报，它们一到，就把它们分解开，摒弃那些你不感兴趣的部分，比如你并没有买汽车或找工作的打算，就把这些部分立刻扔掉。
浏览杂志的目录表 如果发现比较有趣的文章，你同样可以把它们撕下来，有必要的话注明来源和日期，然后把杂志或时事通讯的剩余部分抛开。一旦你读完了这篇文章，你可以丢了它、传给其他人或者把它放到一个你用于参考用的永久文件夹里（如养猫，饮食，园艺等）。
每周阅读两次 每次30分钟，把它安排到你的日程里。
订阅报纸和杂志 不要中途停在报贩那儿买、或周末出门去买，这样会节省你的宝贵时间。
参加速读培训课程或者买本教你如何更快阅读的书 如果你读什么都是同样的速度，那么这个对你特别适用。
删除垃圾邮件
如果垃圾邮件，无论是印刷版还是电子版的都变成一个浪费时间的问题，下面一些方法可能会对你有所帮助：
从邮寄名单中划掉你的名字 你可以通知邮局和直接广告商告诉他们希望从他们的名单中划掉自己的名字。你也可以写信要求他们这么做，还可以在你收到的商业或其他邮件的底部，附个简短的手写留言并寄回去。如果你表示不想收到他们的广告，发件人通常会乐于合作，大多数发出的邮件都比较昂贵，而且如果邮件达不到营销的效果，发件人也不会特别想给你寄邮件。
投诉 如果你的问题依然存在，试着联络你所在地的市场监管协会，要求把你的名字从所有的广告目录单中划掉。
使用“禁止垃圾邮件”的标志 在你的邮筒上贴一个通知，明确而清楚的表明你不希望收到任何非订阅邮件。
禁止广告 如果你收到电子垃圾邮件，找到邮件底部的“自动回复”或“非订阅”的邮箱地址，按邮箱地址发一封电子邮件，主题开头为“撤回”。
标准化信函
记住：“不可能”意味着“我可能”。
——萨克（艺术家、诗人）
因为家庭和工作的关系，你经常要发多种格式的信函：如感谢信、道歉信、投诉信、祝贺信、查询信息的信、邀请函等等。你可以通过设置标准化信函格式的方式节省大量的时间。如向不同的人重复发信息，你要做的无非是改一下日期，问候和地址。当你向孩子的老师索要学校计划的咨询信，或发出求职信，筹款申请，以及婉拒信时，这个方法也同样实用。现成的软件包可以使你的工作更快捷、更有效，比如创建一个邮件资料库，包括所有可能用到场合的邮件。家庭版软件包也是一样，它包括家庭娱乐和教育系统。
第43节：保证工作质量（5）
寄送个人业务通讯 虽然并不是每个人都喜欢它，但它的确节省时间。并且可以预防写作中瓶颈问题，还可以使你和家人及朋友经常保持联络。
电脑
我们过去曾经有过很多悬而未决的问题。现在有了电脑，我们知道了答案，而我们却不再像过去那样思考问题了。
——彼德？乌斯蒂诺夫（英国演员）
尽可能多地给你的电脑系统装些能够提升速度、节省时间的工具。
做功课 当你需要比较不同的型号电脑功能时，电脑杂志是可利用的信息源。
买个超级快的机型 扩大内存容量或随机存取内存（计算机随机数据存储软件），运行最新的软件起码需要双倍于最小值的内存空间。高速调制解调器，因特网连接，巨大的硬盘容量，打印机，键盘鼠标或轨迹球，以及大屏幕的显示屏也是很有必要的。如果你使用光驱，你或许还需要买声卡和音箱，并根据你工作的性质决定是否需要配置扫描仪或数码相机。使用自动备份的磁带驱动器（类似于海量储存器）来保障文件安全也是个不错的选择。
备份，备份，还是备份 要知道，你电脑上的任何数据都是容易受到攻击的，并可能演变成一场灾难。从供电高峰、病毒到普通的人为过失，都可能导致灾难的发生。把所有的东西都备份在磁盘上，并激活你电脑上的自动“保存”按钮，使它每15分钟就自动保存一次。
买个好的稳压器 如果你住的地区经常出现供电高峰，你会特别需要这个。
保存你购买电脑时配送的所有文件 包括用户指南，各种担保文件和软件安装盘等。
向专家请教 为了不打击你的自信，节省尝试的时间，请一位电脑专家用一个小时来教你如何使用，让他帮你调整硬件，或安装一些更好的软件。你也可以找电脑销售商为你推荐这类的专家。你投入的资金可抵销税款，同时又可以得到好的电脑操作经验，何乐而不为呢？
硬盘
一个硬盘就好像一个电子文件柜，如果你不停的往里塞文件和程序，却不删掉任何东西，无论容量有多大，它最终会超负荷的。除非你开始删掉旧的电脑文件和不用的程序，否则你不会意识到自己浪费了多少时间和空间。
创建档案夹 如果你不确定一个特定的文件是否需要保留，就创建一个档案夹，先把文件放在那里。如果你的电脑以前归别人使用，这个方法尤其适用。这可以使别人的文件仍然存在硬盘上。同时逐个检查文件的日期并查看里面内容的内容是否有保存价值。
把文件