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菜时最好避免干扰。
（三）有关烈酒的一些令人清醒的事实
从管理部门的观点看，计划中有关供应烈酒部分比其它任何部分都要更
加小心准备和控制。用简单的计算和列在下面的数字，即可看到严格控制的
重要性。
事实上，不可能准确地数清招待会上的饮料消耗数字。宴会承办人、饭
店、俱乐部或餐馆的经营可能是诚实的，但是除非你有自己的控制办法，否
则开帐单时，你难免感到不愉快的意外。
有经验的招待会管理人员一般认为最好按瓶订购烈酒。这样，核对宴会
前发出的瓶数和宴会后的余数都比较简单。（空瓶应在最后点清时才挪走。）
开着的瓶通常按每瓶的十分之一估计，以确定不应开帐的费用。
一般可取的办法是要求所有的饮料经过计量。酒保为允许“自斟自饮”
而自豪的做法会增加烈酒消耗量。很多公司认为购买按照标准配方大量调配
的鸡尾酒是可取的，这样承办单位就可以在开会前调配。要备有一两种酒精
成分不多的酒。
决不要依赖宴会承办人或餐馆主动结束酒吧服务。这是主人的工作。结
束酒吧的信号应该是秘密的，这样可以使无礼的宾客不去设法延长宴会。避
免可能发生不愉快情况，可以通过指定一位有足够威望的主管人命令酒吧中
止而无异议。假如鸡尾酒会在宴会之前，一般认为45分钟到一小时是最大的
极限。假如只有鸡尾酒会，一般认为两小时是最合适的和最实际可行的。
为使宾客欣赏招待会，服务和时间的掌握是重要的考虑因素。不能提供
合适的服务最容易把招待会变成难题。有经验的鸡尾酒会管理人员为 25～
100人的招待会安排一名酒吧服务员和1～2名服务员：假如人数在300人以
上，就计划雇用3名酒吧服务员和4名或更多的服务员。
——通风和温度：要记住体温可以使室温升高。室温在开始时可以稍为
凉一些，要指定不在台上就座的某人与管理部门联系调节空调。
——一般物品装备：检查家具确己按照计划放好，而且适合活动的实际
需要。务必做到餐桌之间有充足的地方，以便宾客自由走动，柜面足以放下
首席餐桌或供文娱活动之用，接待的地方有适当数量的椅子，出口处不堵塞，
以及所有地方都整齐清洁和美丽悦目。
——特定的座位安排：仔细检查首席餐桌的安排 （双向座位卡是个好办
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法，以免使听众中那些走近嘉宾的人为难）。假如用客人座位卡，要事先把
这些卡片按餐桌号码分开放在不同的信封里，不要依靠服务员分发座位卡。
——烈酒的控制：确定酒吧服务的安排能使主人控制烈酒的意图得到实
现。再次证实酒吧间领班对终止供酒时间完全理解。
——总管：再次确定服务的时间和细节。安排服务员收集就餐券 （假如
适用的话），并安排服务员在上甜点和咖啡以后即刻离去 （由在场助手催促
服务员离去是个好办法）。
——节目：征求各发言人的意见并协调各表演节目的人，使他们都有机
会熟悉环境和安排，因为小的调整可能是必要
的。如果你计划安排跳舞或伴奏音乐，就指定一名工作人员监督乐队。
最后，安排宴会后的结束工作：招待会后的烈酒盘存：贮存或归还视听
设备、专用陈列品或装饰品；向服务工作人员致酬；证实招待会和宴会出席
人数，以供开帐单之用；以及其它细节。下列核对细则可以协助你制定你自
己的计划表。
（四）对发言人的照料和接待
知名人士和权威人士会增加对会议的事前兴趣和吸引更多的出席者。但
是，不幸的是著名人士并非总是擅长演讲的。一旦你选定发言人，如果遵循
下列预防措施，就可以收到与发
言人关系较好和使会议开得更好的效果。
·邀请函要具体。向发言人提供出席人员的详细情况及会议的目的。发
言人需要知道以下项目：
——会议的日期、时间和地点。
——主办单位的名称、背景和目的。
——他发表讲话的那次会议的目的和性质。
——指定的具体讲题和规定的时间。
——听众人数和特点。
——全部日程的概要，包括其他讲题和发言人。
·明确说明单位对酬金及开支的政策。
·考虑发言人的个人需要——务必做到预定旅馆房间和当地交通安排是
适当的，发言人不会在宴会和招待会上受怠
慢或无人接待，并且在讲话前有休息时间和准备时间。
·计划应付意外情况，如提供在发生紧急情况时联络人的 姓
名、地址和电话号码。
·在会议前几天就用电话与发言来宾再次确定和澄清最后的细节。
·恪守各项安排；未经发言人同意，决不要安排额外的讲话，也不要在
他发言之前安排另外的冗长讲话。
·会后立即发出感谢信，并支付开支和酬金。切勿使发言人处于不得不
向你单位索取商定的酬金的境地。
□建立贯彻执行的责任制
假如一次业务会议是行动的序幕，那么，尾声就是看得见的效果。不管
在休会时会议看来是多么有效，除非会议导致
决定或行动，否则这个会议是失败的。把程序转化为有成效
的结果，就需要有权威人士来贯彻执行。要在开会以前筹划
贯彻执行，在开会期间调整计划，并在会议休会后巩固修订的计划。
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有效的贯彻执行需要具体行动。每一位主持人必须采取如下步骤：
·重新评估会议的目标和会议议程。
·给负责随后行动的人分派会议议程的项目。
·确信会议记录是反映会议的内容而不是会议的程序。
·组织反馈，其中包括会议分配职责的进度报告。
·随时将会议导致的行动通知与会者。
□确定会议成果
为保证投资的收益，会议应在以下各方面取得成果：即执行决议，采取
随后行动和完成具体工作。假定与会者具有行动的必需权力，会议主持人如
采取下列步骤，就会产生有益的行动：
·提供机会讨论和评估准备采取的行动的后果——它意味着什么？方法
是否现实？对其他活动有什么关系或影响？对各部门、对供应厂商、对顾客
又怎样？
·考查与会者的接受能力、积极性、和承担责任的心理状态。是否有人
有特殊保留或顾虑？行动的主要障碍是什么？是否已激发每个人行动或合作
意愿？
·确定与会者完全了解要采取的行动和由谁负责。谁在什么时候做什么？
谁协调？谁继续做下去？
·在会议休会以前，要检查、总结并重申对行动计划的相互理解——是
否进一步考虑了问题和建议？程序中安排的时间、地点、资料和人员是否都
被理解。
·记录会议结论，把会议记录和管理责任挂上钩——谁将负责鉴定和检
查？谁负责批准或不批准？谁负责继续做下去？谁仅为参考而需要会议记录
副本？谁负责预算？谁负责有关的活动？
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十一、推销会议
据估计，企业每年用于推销会议的开支超过4000万元——不仅兼有疑难
问题，而且兼有演出百老汇音乐会、大型马戏和好莱坞明星电影的财务风险。
这些工作和开支的正当与否，只通过一个目的来证明，那就是提高推销人员
的有效性。
要让这笔巨额经费花得值得，需要有全面的计划、仔细的分配任务和一
丝不苟的贯彻到底的行动。提早制订一个预算是又一件重要的工作。计划人
员只有知道拨款多少，才能做好工作。
推销会议可以有各种不同目标，规模则可从三四人至千人以上不等。大
规模推销会议倾向于激发和“鼓舞”，其方案计划往往与百老汇的开张准备
相似。如果会议的目的是推销训练，会期就较短，组织安排就更便于参加。
高效率的会议和大会，需要由高效率的管理人员来计划、推行和主持。
大规模会议需要把责任分为三个方面：业务会议方案，娱乐和社交活动、全
面物质安排。对于前两类的准备可以成立委员会，以便包括更多的人、更多
的意见和更多的经验，但第三类只能由一个人负责，只有他一个人有权处理
一切物质细节。
负责物质细节的人应被视为船上的船长。尽管他的级别可能低于会议主
持人或其它委员会负责人，但这些主管人员应该始终和他配合，并通过他开
展工作。不注意和不尊重后勤主持人的责任极易导致会议的混乱。
□会前筹划
在你思索可能的开会日期以前，在你想知道在商业区旅馆还是在度假胜
地开会以前，甚至在你核查可以花多少钱以前，第一个要自问的是“为什么”？
为什么现在要召开推销会议？
毫无疑问会议是会有成果的，是会有益的。但除非你明确决定你想要达
到什么，并把计划实施和继续行动的每一个方面都和你的目标联系起来，否
则你就是在浪费大家的时间和金钱。