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议预订手续；另一方面，就是按照领导人员的意图和所计划的电话会议的时
间长度准备会议材料和为特定领导人员起草讲话稿。对电话会议上的讲话材
料的要求是： （1）要集中和完整地体现会议的主题；（2）在电话会议之前
作为会议工作人员，对所有被安排进电话会议的讲话，都要尽可能经过演练
和准确的时间计算，以保证所有讲话都能按照规定的时间进行和结束； （3）
由于电话会议是远程通信会议的一种形式，主会场与分会场之间是只
闻其声，不见其人，所以，为保证身在异地的与会者能够清楚、准确地
收听讲话人所讲述的内容，作为讲话起草人和讲话人就应努力使讲话内容明
白易懂，尽量不要使用方言、土语及晦涩、拗口和容易产生歧义的字词语句，
以免使受话者理解有误。
电话会议在宣布开始之前，授话局要按照计划叫通各受话局和受话者，
并得到回答。在电话会议结束之前，会议主持人最好再就受话者对会议所讲
述的内容是否听清给以确认。在确认受话者收听清楚无误后，即可结束会议。
□国际会议服务工作要点
在目前国内现有的条件下，凡负责接待国际会议服务的部门 （包括有关
的宾馆、饭店），首先要向会议组织者了解会议的名称、出席会议的人数、
接待规格、与会国代表不同的生活习惯、宗教信仰、会议日程以及与会国人
员在服务方式、服务设施方面有无特殊要求，对其中一些重要的人物还要掌
握其个人的嗜好及忌讳等，并根据情况对会议的服务工作作出安排。国际会
议会场的布置，要按照会议主办者提供的方案进行。如会议人数不多，会议
亦不属谈判的性质，会场可采用椭圆形桌或方桌矩形布置，以表示无高下之
分，一律平等。如会议规模较大，则要选择设备较好，座席相当的会议厅并
进行适当的布置。布置的方法是：按照在主席台上就坐的人数，用配有同声
传译装置的条形桌，呈一字形排列，如主席台上需安排多排就坐，前后要呈
梯形排列。大会会标用何种文字书写或显示于何处，主席台的底幕处或悬挂
会徽或按英文字母顺序排列与会国国旗等，所有这些都要按照大会组织机构
确定的方案进行布置。与会人员来到会场应安排会议工作人员或服务员在入
口处迎接并引入休息厅暂作休息。休息厅的大小依会议的人数而定，如有重
要人物参加，其休息厅要与其他与会人的休息厅分开。休息厅内应有沙发或
靠背椅，在休息厅内除由服务员提供会议安排的饮料服务以外，还可在休息
室中另设一工作台，向与会者提供为他们个人所中意的饮料服务。如大会安
排与会人员直接进入会场，会议工作人员和服务人员要共同做好入场的引导
工作。如会场条件允许，应在每个座席前摆放适当的饮料、便笺、铅笔和手
巾，如安排茶水，在茶杯与茶盘之间一定要放置一小方巾，以免与会者用茶
时发出声响。在会场内除安排服务人员引导以外，在会场与各项服务设施或
其他与会人有可能使用的设施之间，还要适当安排必要的和明显的指示图板
或引导标记，以方便与会人员的使用。指示图板和引导标记所使用的文字用
会议所规定的正式语言文字。
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□晚会服务工作要点
这里所说的晚会特指在会议进行期间，作为会间文化娱乐活动所组织的
专场文艺演出或电影晚会。凡遇此类活动，作为会议组织者应提供晚会所需
的各项服务。在为与会人员安排坐位时，应特别注意以下几点：如晚会是属
专场演出（歌舞或戏曲等），主宾席应安排5～8排之间的座位；如晚会安排
的是观看电影，则主宾席应安排在15排左右的座位。如遇有高级领导人，场
地条件亦允许，主宾席前可摆放茶几、备置适当的饮料、手巾等。晚会开始
前，主宾到达时，入口处要有专人迎接，接挂衣帽，引入休息室，提供茶水
或其他饮料服务。主宾入场时，服务人员要引导至座位前。晚会中间休息时，
服务人员要引导主宾在休息室休息。如在专场演出结束以后，领导人员要上
台与演员见面，会议组织者要指定专人伴随在领导人员身边，以在上台、下
台时给予必要的关照和搀扶。在同演员见面时，对演员要向领导人员作简要
的介绍，并事先安排专门人员完成此间活动的摄影或摄像工作等。
□会议记录工作要点
如果有充分的理由证明会议的开销是正当的，书面记录很可能就有了保
证。“会议记录”的词典定义是指正式的活动全部过程。不过，为了对企业
最有用，会议记录必须集中于记录会议内容，而不是会议程序，而且为了在
会后继续有价值，应着重反映会议所产生和推荐的事情，而不是会上所发生
的事情。
会议记录的总负责人是会议主持人，可是做实际记录工作的人应是指派
的；在会议记录分发以前，会议主席要对它仔细审阅并予以批准。（单纯为
了做记录而由一个局外人来承办时，你会发现讨论进行得不那么无拘无束和
有成效。）不论由谁做会议记录，都应当懂得你不得要求逐词句的记录，也
不是要求压缩的抽象概念。良好的会议记录反映会议的精华。
会议记录只有在特殊情况下对某一目的所用时才应分发。如果会议的目
的是单纯的发布管理部门的信息，则与会者的名单、会上陈述的摘要、以及
最低限度的分发量就够了。有关经营问题的会议，或互相配合的小组会议，
一般要求较为详尽的记录，以保证达到会议最终目的。如果记录需要分发，
请注意下列事项：
·在会议记录复印前，要对草稿加以审阅和校正——如果要发给未曾参
加会议的人，这一点尤其重要。
·会后应尽快分发记录，如已对某些人分配任务，或已规定某种特别行
动（这是几天而不是几周的问题），则更为如此。
·对所有负有行动责任的人都要提供会议记录副本。假如某人没有参加
会议，最好能使他特别注意需要他配合行动的项目 （例如，附一份备忘录，
或用色笔重点标明特殊项目）。礼貌上，要把会议记录副本分发给全体与会
者。
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《成功有约——高效会议手册》会议问题的分析与处理
解决会议问题的工具，在于抓住与会者的心理。心理这道脉把握住了，
高效会议的目的，也就达到了。
最好的控制便是避免丧失控制。主席控制会议的最佳举措，便是预防各
种问题的发生。一旦无法避免问题的发生，则主席应讲求正确的对付办法。
一般而言，最容易使会场丧失控制的问题有以下八种：
（1）与会者的发言离题
（2）与会者分心
（3）与会者之间发生争论
（4）与会者拒绝参与
（5）与会者显露不安并急于离席
（6）少数人垄断会议
（7）主席自己离题
现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下：
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一、与会者发言离题
□原因
1。对会议目标或讨论主题不清楚。
2。过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
□预防
澄清会议的目标与讨论的主题。
□补救
1。主席应具高度的敏感性，以分辩离题的发言。
2。主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主席应
宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主
题说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”
3。主席可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标
有何关系。运用这种技巧的时候，主席在态度、措辞、语气及面部表情上，
均应刻意避免使离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。
4。主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说：“刚
刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似
乎并没有太大关系。假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈。”
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二、与会者分心
□原因
1。对会议目标及讨论主题不清楚。
2。感到沉闷无聊。
3。会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。4。外界环境干扰。
5。对会议内容缺乏兴趣。
□预防
1。澄清会议的目标与讨论的主题。
2。使与会者感到会议有益及有趣。
3。慎选会议时间及地点。
□补救
1。尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主席都应
先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的
看法，以便使其他与会者也能分享他们的看法。
2。作短暂的停顿，或稍作休息。
3。如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续
会。
4。如少数的与会者分心，则主席可不予理会，亦可就本身�