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先生提出，在确定每一个与会人时，要对其提出下列疑问：
（1）这个人与会议将要作出的决定有关吗？
（2）这个人对于会议将要讨论的问题具有专业知识吗？
（3）这个人将会执行会议的决定吗？
（4）这个人以前有过这方面的经验吗？
桑名一央先生说：不用说，这些标准不是提供让任何人都能出席会议的
借口，而正是限制参加者所持的根据。当然，也要看会议的性质而定。有时，
之所以请某些人参加会，理由仅是”还是请他出席好办事”、“如果不加上
他，好象以为看不起他”等等。其实，对这些人来说，只要好好解释说明一
下，并通知他会议的结果就行了。
□ 会前会
如果一位会议主持人在一次正式会议的前一天，特意举行一个短时间
内、以站着的形式进行的快速会议，这样，一方面可以解决一些可以解决的
问题，另一方面，即使对一些难以解决的问题，也具有启发思想、做出准备
的意义。由于有些问题已在快速会议上解决，所以，就不用再提交正式会议。
这样，会议的议题减少了，再加上对有些复杂的议题和决策对象经过了一个
夜晚的思考，所以，在第二天的正式会议上，就可以使会议的效率和决策的
质量大大提高，会议的时间也会大大地缩短。
□ 制定开会守则
会议是一种有多人同时参加的、受同一目标驱使的群体活动。所以，为
了保证会议的正常进行并使会议具有较高的效率，就必须要求所有与会人员
共同遵守同一个行为规范，从而表现出价值和行为取向的一致性。《日本公
司人才培训百法》一书中规定：身为公司的员工，在出席会议时，原则上不
可迟到，且须注意聆听别人的发言。参加会议的人员应遵守如下礼节：（1）
事先分发的资料，不管工作有多忙，都要过目一下，若有不懂之处，先做个
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记号，开会时再作询问；（2）在开会前5分钟即席就坐，并将资料翻开，准
备开会；（3）在就座时，若旁边有其他同事在座，不妨先打个招呼，说些诸
如“请多多指教”之类的客气话；（4）员工应该将会议进行状况，尤其是公
司主要干部的发言记下来，这对会后撰写报告或以后做事都有帮助；（5）开
会时，要注意倾听别人的讲话，不可窃窃私语或擅自离席，这是不礼貌的；
（6）发言时最好先举手，获得主席的同意以后再说，发言时内容要明确，且
声音要让大家都听得到；（7）带到会场的资料或在开会时才发的资料，应该
整齐地放在会议桌上，不可任意零乱地放置；（8）其他应遵守的，如需抽烟
时，应先问问两旁的人可否吸烟等。
日本东京钨生产公司为提高会议效率，对公司内所召开的所有会议也做
出过七项规定。这七项规定是：（1）要准时出席；（2）要将会议时间控制
在90分钟以内； （3）很好地采纳建设性意见；（4）不能在会上固执己见；
（5）按多数人的意见作出决议；（6）决议要当场确认；（7）不能中途退场。
日本会议专家野田孝先生在《怎样使会议效率化》一书中，也开列了与
会人员在会议活动中应该严格遵守的十项规定。这十项规定是：（1）要在会
前5分钟到达会场； （2）以公平、平等为第一原则；（3）发言不得超过3
分钟；（4）要弄清反对意见；（5）多说不如多听；（6）不得做偏离议题的
议论； （7）不自吹，不发愁，不奉承；（8）不离席，不退场，以免妨碍大
家；（9）共同确认今天的结论；（10）要共同遵守散会时间。
□ 尽量使用电话会议
电话会议能够把许多身在异地的人召集在一起开会，因此，可以节省大
量的会议筹备、人员往返和住宿费用，和常规的会议形式相比，更可以显示
出极高的效率。在国外，跨国甚至跨洲的电话会议已成为很平常的事了。美
国邮政局的750名高级职员，每月一次在全国15个分局和华盛顿总部之间举
行会议。在华盛顿召开的月度管理人员会议上，与会人员先对经营管理问题
和计划问题进行讨论并对计划工作作出决定。接着，在第二天便将各拥有50
名或60名高级职员的15个分局用电话系统联通起来，以举行电话会议。这
样，身在异地的这15个分局的高级职员们知道——而且马上就可以知道上个
月发生了什么情况和这个月的计划情况及将有什么新的活动等。人们对这种
会议形式是极乐意接受的，因为他们知道：如他们全都奔赴总部参加会议，
这个时候，恐怕还在候机楼、候车室等候飞机或火车呢！
在中国国内，虽然使用电话会议的优越性还没有被人们充分认识，已有
的还并不发达的电话会议系统正倍受冷落，但这一会议形式，仍以再清楚不
过的事实，向人们显示了实实在在的优越性：这是中华人民共和国原水利电
力部召开的一次电话会议，京外67个单位的120人参加会议，平均距离为
1583公里。就是这样一个会议，只用了63分钟就开完了。铁道部也以电话
会议的形式召开过一次全路“集装箱运输会议”。原定召开四天的会议，后
改为召开电话会议，结果仅用了一个小时就开完了，既提高了会议的时效，
又节省了经费十几万元。
□ 创造紧张适度的心理气氛
试验：让一个人独居一间屋子里作50道试题，无人监督，无竞争对手。
结果用了两个半小时作完，正确率75％。然后，让这个人同另外30人一起，
做50道与前次难易程度相当的试题，结果只用了一个半小时就做完了，正确
率88％。这个试验表明：人处于群体环境之中，如果气氛紧张得适度，大脑
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反应的速度会加快，思维能力可以得到较好的发挥。会议活动是与会人进行
面对面信息交流和智力竞争的过程，要求每一个与会人都要开动脑筋，积极
思考，因此，会议保持适当的节奏，创造一种适度紧张的心理气氛，可以使
与会人精神振奋，思维活跃。创造紧张适度的心理气氛的方法是多种多样的：
（1）尽可能安排与会人以面对面的形式就坐；（2）会议主持人的开场讲话
必须简洁、明了，并给人以紧迫感； （3）限时发言；（4）适当施以紧逼式
提问； （5）必要时提倡进行激烈的争论；（6）会议主持人对与会人员的清
晰和富有创见的发言应给予及时的肯定和称赞，对含混和拖沓的发言应给予
制止或批评等。
□ 给与会人员一个良好的听觉环境
在会议进行过程中，由会场内外各种声响的汇合，构成会议的听觉环境
可给与会人员的思维、情绪造成持续的和综合性的影响，一个良好的听觉环
境，对于一个富有效率的会议来讲，又是非常需要和不可缺少的。在一个安
静的环境之中，与会人员可以冷静地、专注地思考问题。如出现有杂音不时
在耳边响起的情况，一方面使会场内的收听效果受到影响，使人听不清讲话
人的声音或使收听变得吃力；另一方面，还会使所有的与会人因心烦意乱而
难以进行正常的思维活动。如出现这种情况，即使再高明的会议组织者也难
以将会议进行下去，会议效率就更无从谈起。日本著名的会议专家野田孝就
有过一次在一个预制式建筑的办公室内开会，因下雨时雨点落到房顶发出特
别的噪音，而不得不中止会议的记录。
在实际的会议活动中，给与会人员一个良好的听觉环境，可以从以下三
个方面进行努力：（1）讲话人的音量控制。首先，讲话人对自己音量、音色
的掌握要得体，当洪亮时，要洪亮有力，使听者精神振奋；当娓婉时，需谦
谦柔和，使听者感到平易近人。如会议使用扩音设备，首先，扬声器的安放
位置要合理，以便使会场内呈现最佳的音响效果；其次，音量的控制要得当。
（2）环境影响控制。会场要选择较安静的处所，最好不要毗邻街市，以免各
种喧闹声打扰，如门窗开关时发出的撞击声和桌椅在地面上拖动的声音。（3）
调节性音响控制。在会议开始之前播放一些与会议主题和会议气氛相一致的
音乐，以引导与会人的情绪达到与会议相协调的状态。
□ 净化会场空气
会场内的气味对与会人的情绪和心境具有微妙的作用，对这一点，每一
个会议组织者都不可掉以轻心。实验证明：在会场之内施以淡淡的清香，可
以使与会人的心情变得舒畅，加快头脑反应的速度，从而使会议的效率得到
提高；反之，如会场之内有其他异味弥漫 （如臭味、霉味等），会使人心跳
加快，产生一种厌烦和急燥的情绪，并因想尽快离开会场，而对会议采取一
种不认真或不负责的态度。改善会场的气味环境的方法有两种：其一，在会
议室内放置一些具有清香气味的鲜花 （如米兰、茉莉、月季和兰花等）；其
二，在会议室内提前喷洒少量的具有清香气味的空气清洁剂（以柠檬或薰衣
草香型为好），但不可过于浓郁。
□ 电话要安在会议室外
日本的会议专家野田孝先生在《怎样使会议效率化》一书中这样写到：
“莫如说这是讨厌的东西——会议时铃声不断，每每打断会议，接电话的成
员为了照�