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②供应商的设备。健全的设备不但能确保食物的质量，也降低运送过程中引起的困难。
③供应商的专业知识。专业知识的提供也是一种无形的服务，可确保采购行为的正确。
④供应商的财务状况。事先调查供应商的财务背景、进出货资料、来往客户等，免得上当受骗，血本无归。
⑤供应商的诚信原则。本着诚实、互惠的原则做生意，才是值得往来的厂商。调查供应商的信誉、口碑实属必要。
（5）在最适当的时间进货
“在最适当的时间进货”这个目标牵涉采购人员对存货的管理是否得宜，同时也仰赖供应商送货的效率是否合乎标准。所谓迅速进货，也指物品来得正是需要的时候，让进货员有足够的时间来核对数量和质量是否正确，而运送延迟缓慢，会造成进货员的工作负荷量和压力过重，所以应尽量避免。2。进货
进货是一种包含了验货，以及接受或者拒绝货品的行为，它涵盖了许多层面的工作。
在一个餐饮设施内，最基本的进货程序包括由货车司机送货，验货员在入口处，检查货品与订货单上所列的货品质量与规格是否相符合。有意或者无意的，供货单位的实际送货量可能超过订购量或可能短斤缺两，原料的质量可能不符合酒店的要求，会超过或低于采购规格标准，而原料的价格也可能与原先的报价大有出入。因此，验收控制的主要目的是检查送货的数量是否符合订购的数量，原料的质量是否符合规格标准，价格是否符合原先的报价。
（1）进货过程
①目标
进货的目标与采购的目标可说是一致的。采购的目标，包括了从正确的供应商在正确的时间内获得了正确的品质、数量与服务的货品；而进货过程的两大目标即是：
a。检查所收到的货品与各项要求是否符合。
b。掌握所收到货品与服务的流向。
不论是何种物品，一旦通过了检查，它们立即成为此餐饮组织的所有物，因此，物品控制流程即从此开始。一般管理阶层会要求以书面文件记载货品由何处运来、数量、分送到厨房多少次、每次数量多少等细节。此控制流程可简可繁，要看各酒店的需要。但是一般来说，在控制流程上尽可能仔细，叙述力求清晰，以避免在某一过程中，因为某个人故意或无意中出错，而破坏了整个采购的功能。
②注意事项
进货、验货过程环环相扣，其中有六大因素影响进货过程是否正确执行：
a。指派有此方面能力的人员负责进货中的验货过程。此处所说的能力是指机敏、诚实、对验货有兴趣，而且对各项采购货品略具知识的员工。一旦担任验货职务的人选决定后，就必须施以培训，教导该名员工辨识优质与劣质品及各种采购、验货的相关专业知识。
b。适当的验货工具。必备的验货区最重要的工具是磅秤。温度计可用来检查冷藏或冷冻货品的温度是否符合要求；尺可用来测量肉品的脂肪与切割厚度的规格是否有出入。
c。足够的验货空间能让验货员充分发挥应有的功能。标准的照明度，宽敞、安全而方便的地点，能让验货员与供应商正确无误地工作。
d。安排适当的进货时间绝对不要让验货员无间断地检验一批又一批的进货，因为在人员疲劳、时间匆促，或是工具不够的情况下，很容易出错。而且验货员要能确实掌握所有的进货时间，亲自在现场督导查验，千万不可因为验货员不在而另外找人替代。
e。验货员应随时可取得一份采购规格的复印件。这份复印件可在发生规格混淆时，展现它的功能。此外，当某项指定产品缺货时，供应商若提供替代品，验货员便可根据采购规格表上所列出的各项条件，来决定是否采用替代品，或是坚持使用原指定货品。
f。验货员应该持有一份订货单复印件。验货员应该充分掌握进货的货品、品名、数量与送货时间，一份完整而且正确的订货单影本，有助于验货员适当地准备完成即将到来的验货过程。
（2）退货
偶尔，验货员必须拒绝部分或全部的到货。此时，他必须准备一份“退货通知书”，详细说明该项货品的退货原因，究竟是质量、数量还是价格不符合订货单上的规定。送货员必须在“退货通知书”上签名，表示该项被拒绝货品确有瑕疵，并将退货通知书正本寄交给供应商，除了告知退货事实外，也供其查证送货员是否有欺骗、调货等行为；副本则交给会计部门，以核算新的应付账款。而验货员也要持有一副本，作为日后查核供应商供货是否有疏失的依据。
3。储存
食品原料的储存管理，对餐饮成品的质量和成本也有着举足轻重的影响。
储存通常是进货后发生的连贯动作，当验货员完成检查进货的手续后，他必须将货品正确地摆进储藏室内，有时候则是将某特定物品直接送到使用。
（1）食物原料储存的方法
一般来说，食品原料储藏可以分成两大部分，即干藏和冷藏。仓库用于干藏那些不需要低温保鲜的干货类食品原料，冷冻及冷藏设备用于储藏冷冻食品原料及冷藏鲜货类食品原料。
①干货原料的储存
干货原料的储存应注意下列事项：
a。避免将物品置于地面上而遭致细菌感染。物品至少离地面约25厘米，离墙壁约5厘米。
b。不要将物品放在靠近污水管或水沟旁。
c。将有毒性的物品，如杀虫剂、肥皂、清洁剂等与食品分开存放。
d。将开封的用品存放在加盖且有标示的容器内。
e。定期清洁储藏室。
f。将经常使用的物品放在靠进出入口的货架底层。
g。将较重的物品置于货架底层。
h。进货时，记录下该食品进货日期，出清存货以“先进先出”为原则。
②食物原料的冷藏
使用食品原料冷藏设备的主要目的，是以低温抑制鲜货类原料中微生物和细菌的生长繁殖速度，维持原料的质量，延长其保存期限。餐厅常用的冷藏设备包括各种厨房冰箱以及常与冰库相连的冷藏室等。
需要冷藏处理的食物原料一般不外乎各种新鲜海产、肉类、新鲜蔬果、蛋类、奶制品，以及各种已经加工的成品或半成品食品原料，如加工待用的生菜、水果、各种甜点、各种调料、汤料等等。
不同的食品原料有不同的冷藏温度、湿度要求，因此，理想的做法是将各种原料分别冷藏。通常，10℃～49℃最适宜细菌繁殖，在餐饮服务中被称为“危险区”。因此，所有冷藏设备的温度必须控制在10℃以下，见“各类食品原料冷藏温度、相对温度要求表”。
相对湿度过高有利于细菌生长，加速食物质变，相对湿度过低则会引起食物干缩。在干藏仓库内，当相对湿度过低时，可以用水盆盛水，使其蒸发以增加空气中水分，但此法在冷藏室中并不灵验，而应当以湿布遮盖食物以使其不致干缩。
各类食品原料冷藏温度、相对湿度要求表
食品原料 温度（℃） 相对湿度（％）
新鲜肉类、禽类 0～2℃ 75～85％
新鲜鱼、水产类 …1～1℃ 75～85％
蔬菜、水果类 2～7℃ 85～95％
奶制品类 3～8℃ 75～85％
厨房一般冷藏 1～4℃ 75～85％
冷藏食品的储存应注意下列要点：
a。经常检查冷藏室温度，各类食品适宜的冷藏温度如下：新鲜蔬菜…7℃或以下；乳类、肉类…4℃或以下；海鲜…10℃或以下。
b。不要将食品直接置于地面或基座上。
c。安排定期清洁冷藏室时间表。
d。在进货时，记录下该食品进货日期，出清存货以“先进先出”为原则。
e。每日检查水果及蔬菜是否有损坏的。
f。将乳品与气味强烈食品分开存放，鱼类与其他类食品亦要分开存放。
g。建立冷藏设备的维修计划。
③食物原料的冷冻
食品原料的冷冻储藏一般应在…23℃～…18℃之间。
原料冷冻的速度愈快愈好，因为快速冷冻之下，食物内部的冰结晶颗粒细小，不易损坏结构组织。
任何食品原料都不可能无限期地储藏，其营养成分、香味、质地、色泽都将随着时间逐渐流失和降低。即使在零度以下的冷冻环境中，食物内部的化学变化依然继续发生；例如，在…12℃时，豌豆、青豆等原料在不到两个月的时间内就会发黄，并丧失其香味。有个规则是：冰库的温度每升高4℃，冷冻食物的保存期限就会缩短一半，所以食物的冷冻也须注意安全的保存时间（见表“食物冷藏及冷冻安全期”）。
食物冷藏及冷冻安全期
保存期间食品种类 开封前 开封后
温度 期间 温度 期间
乳制品牛 奶人造奶油奶 油干 酪铁罐装婴儿奶粉冰淇淋制品 7℃以下7℃以下7℃以下7℃以下室温…25℃ 约7日6个月6个月约1年约1年半 7℃以下7℃以下7℃以下7℃以下 1日2周内2周内尽早食用约3周尽早食用
火腿香肠类里肌火鼹、蓬莱火腿成型火腿香肠（西式）切片火腿（真空包装）培 根 3～5℃3～5℃3～5℃3～5℃3～5℃ 30日以内25日以内20日以内20日以内90日以内 7℃以下7℃以下7℃以下7℃以下 7日以内5日以内5日以内5日以内
水产加工品鱼肉香肠、火腿（高温杀菌制品、PH调制品、水活性调制品）鱼 糕（真空包装）鱼 糕（简易包装） 室温7℃以下7℃以下 90日以内15日以内7日以内 7℃以下7℃以下7℃以下 1～2日7日以内3日以内
冷冻食品鱼贝类肉 类蔬菜类水 果加工食品 …18℃以下 6～12个月6～12个月6～12个月6～12个月6个月 —— ——
冷冻食物的储存应注意下列要点：
a。立即将冷冻食品存放在…18℃或更低温的空间中。
b。经常检查冷冻室温度。
c。在所有食品容器上加盖。