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焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。
—戴维·凯克奇（DavidKekich）
我在这里所介绍的方法主要基于两个目的：（1）抓住所有一切需要处理的事情（现在的、以后的、将来某时的；大的、小的、或者不大不小的）把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。
（2）训练自己在接受一切“输入信息”的前期作出决定。这样一来，在任何时候，你都把下一步行动计划掌握在手，可以实施或者进行再议。本书提供了一种经过实践验证的、高效的工作流程管理方法。为推动这一方法的实施，还列举了一些实用的手段、技巧及窍门。
你将发现，这些原理和方法无论是在你的个人生活中，还是在你的职业生涯里都可以立即派上用场。（我是从最普遍的意义出发来考虑“工作”的。它可以是指你希望或者需要改变任何一种有别于当前状况的事情。许多人把“工作”和“个人生活”严格区分开来，但我不是这样：对于我来说，清除花园中的杂草或者更新我的遗嘱都不亚于撰写本书或者培训一名客户的工作。本书中所涉及到的各种方法和技巧都可以广泛地融入生活及工作的各个领域中去。）正如在你之前的很多人已经体验到的那样，你可以把我所描述的这种颇具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去。或者，你也可以仿效其他一些人的做法，当你感觉必要时，把它仅仅选定为一个向导，以获得更佳的控制状态。
问题：新的要求，匮乏的资源。
这些日子以来，几乎我遇到的每个人都感叹自己要处理的事情过于繁多，而且总是缺乏足够的时间来一一搞定。在仅仅一周的时间里，我与一位在一家较大的全球投资公司任职的合伙人交换了意见。他承担着公司的管理工作，但他担心沉重的工作负荷将会影响到他的家庭生活；另一位中层的人力资源经理打算在一年的时间内，把公司在该地区办事处的人员从1100人扩增到2000人。由于受到这一目标的驱使，她每天都要拼命地处理150多封电子邮件。她忘我地工作着，为的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。新千年伊始，就出现了这样一个自相矛盾的现象：人们的生活质量得到了显著提高，但是同时又承担着自己力所不能及的工作，结果导致他们承受了越来越大的压力。这似乎是眼高手低造成的，而且绝大多数人都对怎样改善这种局面感到茫然。
工作不再有清楚的界线
我们感到身上的压力与日俱增，一个主要的原因在于：工作的性质发生了快速而巨大的变化，这种变化是我们自身的能力以及我们为此所接受的名目繁多的培训都追赶不上的。仅仅在20世纪的后50年中，在这个工业化的世界里，工作的性质已经由流水线装配、制造，以及搬运一类的活动转变为彼得·德鲁克（PeterDrucker）所恰如其分地描述的那种“知识工作”（knowledgework）。
我试图一次处理一天的事情，但是有时，几天的问题一起洪水猛兽般地向我袭来。
—阿什利·布里连特（AshleyBrilliant）
以前，工作是一件不言而喻的事情。人们耕田种地，用机器加工工具，装箱搬运，挤牛奶，摆弄精密的工具。你知道哪些工作必须完成，哪些工作已经大功告成，哪些问题还悬而未决，一切都明明白白。现在，大多数人接手的大部分工作都不具备明确的边界。我所认识的大多数人，他们手头上都至少堆积着半打子的事情要处理。即使他们搭上自己的下半辈子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到尽善尽美，恐怕你也深有同感。这次会议有多大的潜力可以挖掘？这个培训计划是否有效？或者主管人员的解聘赔偿结构是否合理？你正在起草的文章是否能够鼓舞人心？即将召开的员工会议能否令人为之振奋不已？公司的重组计划是否行之有效？还有一个问题：要想更加出色地完成这些任务，你能够搜寻到多少相关的资料呢？回答是：通过因特网，你可以轻而易举地获取数目无穷无尽的信息，至少存在着这样的潜力。
几乎每一件事情都可能处理得更加完善，而且现在促成这一切成为现实的信息，已数不胜数、唾手可得。
另一个问题是，工作缺乏明确的边界导致每一个人的工作量加大。今天，许许多多大公司的运作都是各部门之间互相交流、鼎力合作和磨合的结果，我们这个独立的部门由于从不愿自找麻烦地去查阅由市场部、人力资源部或某个专门的委员会转发来的电子邮件，结果导致我们的部门正面临着彻底崩溃的威胁。
工作在不断地变化
一般情况下，我们工作中所出现的参差不齐、变化万千的枝节问题，对任何人来说都是一个不小的挑战。现在，在这个基础上还要添加一个变化无穷的工作定义的问题。我经常在研讨会上提问：“你们当中，有谁做的是招聘你的时候要你做的事情？”很少有人举手。由于工作职责很可能既无明确的限制，又无特定的形式，因此，如果你有机会在相当长的一段时间里从事某一特定的工作，也许你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的头脑保持清醒。但是，很少有人能享受这个福分，主要有以下两个原因：
1。我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中，奋斗目标、产品、用户、市场、技术，以及所有者都在不断地更新变化。这必然导致各种现存的结构、模式、角色和责任的重组整顿。
2。与从前相比，当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。他们变换职业就如同他们的父母换工作岗位一样频繁，甚至连40多岁和50多岁的人也信奉不断发展的信条。他们希望更全面地融入主流社会中去，投身于“包罗万象的发展大潮之中，无论是在专业方面、管理方面还是行政方面”。简单地说，他们不会长期从事任何一个职业。
我们永远无法为那些新的事物真正作好充分的准备。我们不
得不调整我们自己，而每一次彻底的调整本身就将使自尊心面临
一次危机：我们经受着考验，我们不得不证明自己。这需要我们
振奋起自信心去面对剧烈的变革，这样内心深处才不会感到瑟瑟
发抖。
—埃里克·霍弗（EricHoffer）
现在很少有人非常清楚，工作到底是什么？到底需要多大的投入才能够把它做好呢？我们从外部世界吸取了大量的信息，同时，在我们的内心世界又形成了同样数量巨大的观点以及与别人达成的共识。然而，我们自身还没有具备相应的能力来承担和调整来自于我们内心和外界环境的一切。
旧的模式和习惯已显得力不从心
无论是我们所接受的标准教育，或是传统的支配时间的方法，还是当今那些充斥市场、随手可得的管理辅助工具，如个人记事本、微软的Outlook软件或者个人掌上电脑（PDA），都无法全面地帮助我们应付我们所面对的各种新要求，如果你已经试过使用上述任何一种处理器或者工具，恐怕你已经发现，它们都无法满足工作中各种不断产生和转移的复杂要求。要期望在这个波涛汹涌的时代获得轻松和良好的自我控制，人们需要全新的思维方式和工作模式。我们迫切地需要挖掘出一些新方法、新技术和新的工作习惯，以帮助我们永远立于不败之地。
狂风和巨浪永远站在最精明强干的航海家一边。
—爱德华·吉本（EdwardGibbon）
传统的时间管理法和个人管理法在过去的时代大显身手。当劳动大军从工业化装配流水线中抽身出来，涌入一种全新的工作模式时，这些传统的方法为我们提供了极为有益的参照点。这包括对行动对象和时机的判断。而当“时间”自身也转化为一种工作因素时，个人日程表随之成为一种关键性的工作管理工具。（20世纪80年代，许多专业人士把袖珍日程表视为工作条理化的主要手段。时至今日，仍有许多人把自己的日程表奉为重要工具。）有了自由支配的时间，选择做什么事的要求也接踵而来。“123”优先顺序代码和每日开列的事务清单，就是人们在过去的实践中逐渐发展起来的重要手段。如果你拥有作出选择的自由，你也需要考虑到那些需要优先解决的事情。
你可能已经认识到，尽管日程表的作用不容忽视，但是实际上，它也只是有效地管理了你所从事的大量事务中的一小部分内容，至少在某种程度上如此。而且，已为人们所证实的是，每天的工作清单和那些重要事件的顺序代号，远远不足以应付一个普通专业人士所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常事务。越来越多的人每天要处理几十封甚至几百封电子邮件，他们不能忽略掉任何一个邀请、投诉或订单。几乎没有人能够（或者甚至应该）把所有的事务一一按照“1、2、3”的顺序排出先后，也没有人敢在接到老板的电话或指令后，不立即撤消自己事先确定的工作日程。
“大局”与事物的本质
另一方面，大量的商业书籍、范例、研讨会和专家权威们，都极力推崇把“着眼大局”作为一种处理我们复杂问题的思路。认清主要的目标和价值观，为我们的工作赋予了先后次序、意义和方向。然而，在实践中，运用价值观思维方式这一良好的初衷却经常达不到预期的效果。我经常看到，出于下面三个原因，这些努力往往都付诸东流了：