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书面形式的文件夹
当你不断地积累书面形式的资料时，针对每一个工作计划都建立起一个专门的文件夹，这种做法是相当明智的。尽管这属于技术含量低的手段，但仍然不失为一种一流的解决方法。管理简单、运用灵活，这些特点造就了一个良好的一般性参考资料的归档体系，它能够让你轻而易举地为那些从会议上搜罗来的零碎纸片创立起一个文件夹来。
笔记本中的活页纸
选用纸制活页笔记本的一大优势是，你可以把单独的一页纸或者几页纸专门用于计划某一个独立的工作项目。多年来，我一直坚持使用一个中等型号的笔记本，前面记录“工作”清单，后面是“工作辅助性资料”的栏目。在后页的部分中，我一直坚持保存了几页空白纸张，用于捕捉那些我可能对于清单中的各项工作所产生的一些随想和灵感，或者便于制订计划和斟酌细节的问题。
上述的每一种方法，对于有关工作的思考过程进行管理时，都可能取得显著的效果。关键在于：你必须根据工作本身的实质，坚持不断地搜寻那些可能隐藏在工作备忘录中的任何角落的行动步骤，并且根据你的需要经常地回顾和检查。
此外，为防止整个系统染上“陈腐”的病毒，一旦备忘录中的某些内容推动了竞争力或者变成了不切实际的幻想时，你一定也希望马上清除它。我发现捕捉这些想法具有很大的价值，主要是因为它们不断地促进我的思维过程，而并不是由于我最终采用了这些想法（其实大部分都没有！）。但是我尽力不让那些陈旧的思想徘徊的太久。
管理非行动性的资料
有趣的是，大多数人的个人管理系统所遇到的最严重的问题是：他们把一些可以付诸行动的事务与大量具有价值、但没有附加行动的资料和数据混为一谈。因此，拥有一个完整而连贯的结构，用于管理那些我们工作和生活中的非行动性事务，这将同管理各种行动和行动提示信息一样具有同等的重要性。当非行动性事务没有得到恰如其分的处理时，它们将阻塞整个管理系统的进程。
非行动性事务可以划分为两类：参考资料和提示信息，一些事情当前并不需要采取任何的行动，但日后可能有此种需求。
参考资料
一般来说，办公桌上所堆积着的和你生活中所遇到的大量资料都属于参考资料。这些资料不需要你采取任何行动，但是出于各种原因，你却可能希望保存它们。你需要作出的决定就是：存在哪里。这类决定大部分应该由个人或者企业根据法律、逻辑或者个人喜好来决断。而你应该为参考资料付出的是，根据你的需要或者喜好，由于资料的数量过多或者过少，对系统进行调整。
大多数人对他们处理的材料所产生的心理障碍是，它还只是“材料”，即他们还末判断出哪此可以采取行动，哪此不需要。一旦你明确了它们各自的界限，留作参考资料的事物应该即无影响力，又不存在没有了结的工作，它仅仅充当你的资料库而已。接着，你惟一需要作出的决定是你希望拥有一个多大的资料库。当你充分地运用了这个行动管理方法之后，你会变成一只硕大无比的北美老鼠（善于贮藏物品），只要你的空间（包括具体的和数字形式的）能够承受。当我增大了电脑中的硬盘的容量，我也随之保存了更多的电子邮件。既然增加了那些参考资料的数量不会给你增加任何的精神负担，那当然是多多益善了。
参考资料的系统的种类
管理参考资料的方法有很多，可供选择的管理工具也非常丰富，下面我们简单地讲座一下最常用的几种：
1、一般性参考资料的归档——书面形式和电子邮件类
2、粗分类的归档管理
3、台式旋转架和联络管理器
4、图书馆和档案馆
一般性参考资料的归档
我曾经说过，一个运行良好的归档系统对于加工处理和管理各种事物，是举足轻重的。在整理数据巨大的局面资料捍，它是一个不可缺少的工具，因为出于各种原因这些资料对你都具有一定的价值。理想的情况是，当你动手处理“工作篮”时，已经建立起了一个一般性参考资料的归档系统。在保存即使是一张日后你希望查阅的单独的纸牌时，也应该感到有条不紊。你的系统必须简单易行的，你信手就可以把文件存进这个按照字母顺序排列的参考资料的系统中去，工作时它就放在你的身边。如果系统还没有达到这种效果，那请阅读第4章有关该话题的内容。
你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息。
大多数人一般最终拥有200…400个书面形式的一般性参考资料文件夹，以及30…100个电子邮件参考资料文件夹。
粗分类的归档管理
对于任何一个主题来说，如果需要超过50个文件夹，那应该分配给它专门的区域或者抽屉，并且拥有该主题自己的按照字母排序的独立系统。比如，如果你正在负责一项有关公司合并的项目，需要保存大量的文件资料，也许你希望腾空2个或3个文件夹来专门存放在这一过程中所需要的一切资料。如果你喜欢园艺、航海或者烹饪，也许你需要至少整整一个文件柜来存储这些爱好的资料吧。
记住，如果你关注的“焦点区域”拥有一些辅助资料，而这些辅助性资料很可能混入其他的“焦点区域”。这样话，你可能陷入进退两难的境地：是把信息存入一般性参考资料呢？还是放进专门的参考资料听文件夹呢？当你阅读到一篇有关木制篱笆的美妙文章时，你一心希望将它保存起来，那么，它应该纳入保存“园艺的文件柜呢，还是同其它有关家庭问题的信息一道存放在一般性参考资料的系统当中呢？一般来说，除了有限的几个独立的话题以外，最好还是坚持使用一个一般性参考资料系统。
台式旋转架和联络管理器
大多数你希望保存的资料你周围的人员有着直接的联系。你需要保存各种各样的联络信息家庭和办公室的电话号码及地址、手机号码、传真号码、电子邮件的地址等。此外，如果你认为有价值，也许你还希望保存有关生日、朋友和同事的家庭成员的姓名、爱好、最喜欢的酒类和食品的名字等诸如此类的信息。从一种更加严格的专业角度来说，也许你还需要记录雇佣日期、业绩检查的日期、目标和目的，以及潜在的一些促进员工发展的资料
恐怕在过去50年中，在市场上所出售的各种计划手册中，电话/地址部份（连同日程表）是使用最为广泛的内容。每个人都需要记录电话号码。值得指出的是，其实这部分纯粹就是参考资料，无需采取任何行动，这仅仅是你未来可能需要获取的信息。
因此，除了你个人需求的逻辑问题外，对于如何管理来说，毫无神秘可言。我再重申一次，只有当人们试图让他们的台式旋转架来充当提示物的角色时，提醒他们需要做的事情时，问题才会不请自到，这种做法是行不通的。只要所有你所认识的人的行动都已经落实在你的行动提示信息清单中了，这时电话地址系统只可能是一个中立的通讯录，而不可能充当其它任何角色。
问题最后：你到底需要保存多少信息？在哪保存？用什么工具？完美系统是不存在的。不过，当小型数字工具越来越容易操作并且和大型数据库相连接，你就可以更加自如地掌握更多的信息了。
图书馆/档案馆：在个人的层次上
信息可能在多个层次上具有价值。如果你愿意进行更深层次的挖掘，你可能会获取更多更有用的信息。由于你的需求层次以及对资料的接受程度都牌不断的变化之中。因此，保存多少资料、需要多详细，以及采用何种形式都将是一个不断变化的问题。相对于你的个人管理和工作效率而言，这并不是一个核心问题，只要你所有的工作和行为都已经存放在一个你能定期管理的系统之中。那么，各种形式的参考资料都将根据你折特殊爱好和需求，尽在掌握之中。
如果资料纯粹是为了参考，那么，惟一的问题是它是不是值得付出时间和地点来保存它
保持某种程度上的连贯性和一致性都将使事情变得简单化，你利用所有的时间来解决什么样的事情呢？这些事情必须记入你那无所不在的计划手册或掌上电脑中。你需要为会议和非现场的事件作一些什么样的特殊准备呢？应该把它们装进你的公文包、背包、书包或者钱包之中。当人在办公室里工作时，你需要一些什么东西呢？这应该纳入你的个人分档系统或者你那处于联网状态的电脑里。那些对于你的工作来说，比较罕见的情况呢？它们的相关资料可以存在这个部门的归档文件中或者远处的贮藏室里。在互联网上，你能随时获取哪些有价值的信息呢？对于这些信息，你不用采取任何行动，除非当你与网络断开时时需要查阅它们。在这种情况下，你应该在联网的时候把这个资料打印出来然后存入一个可以随身携带的文件夹中。
你明白了吗？为什么个人对参考资料的管理实际上仅仅是一个逻辑性的问题。把可以付诸实施的行动与非行动性资料加以区分，这才是获取成功的关键性因素。一旦你掌握了这一技能，你就可以充分地享受这种自由，你愿意管理多少参考资料就管理多少，随心所欲。这完全是一种取决于个人的决定。但也应该考虑你由此获得的价值，与为捕捉和保存这一信息所付出的时间与心血的比率。
将来某时/也许
在你的管理体系中，最后一件需要对付的事情是些你希望朝一日再次评估的事情。这事情可以是：你打算将来在某个时间安排一次特殊的旅行，也可以是你希望阅读的书籍，你可能在下一财年希望解决�